Một buổi hội nghị kết thúc, khách mời ra về, nhưng thứ họ mang theo mới là điều đọng lại lâu nhất. Không phải bài phát biểu, cũng chẳng phải tấm banner treo trên sân khấu, mà chính là món quà nhỏ nằm gọn trong túi xách của họ. Đây là lý do vì sao ngày càng nhiều bộ phận tổ chức sự kiện đau đầu với câu hỏi: quà tặng công nghệ cho hội nghị nên chọn loại nào để vừa hợp túi tiền, vừa tạo được dấu ấn riêng?

Câu trả lời không nằm ở việc chọn món đồ đắt tiền nhất, mà ở việc hiểu rõ ai sẽ nhận quà, hội nghị diễn ra trong bối cảnh nào, và món quà đó có thực sự “sống” được sau khi sự kiện kết thúc hay không.

Vì sao hội nghị doanh nghiệp nên ưu tiên quà công nghệ

Khác với các buổi tiệc tri ân mang tính giải trí, hội nghị và hội thảo thường xoay quanh nội dung chuyên môn: báo cáo kết quả kinh doanh, giới thiệu sản phẩm mới, hay bàn về chiến lược phát triển ngành. Người tham dự phần lớn là lãnh đạo, chuyên viên, đối tác có yêu cầu cao về tính chuyên nghiệp.

Trong bối cảnh đó, đồ công nghệ tỏ ra phù hợp vì ba lý do. Thứ nhất, chúng gắn liền với công việc hàng ngày nên tỷ lệ được sử dụng thực tế rất cao, khác với nhiều loại quà tặng chỉ để trưng bày một lần rồi cất tủ. Thứ hai, thiết kế hiện đại của các sản phẩm này phần nào phản ánh hình ảnh một doanh nghiệp bắt kịp xu hướng, điều mà khách mời B2B đặc biệt để ý. Thứ ba, logo in trên các thiết bị như sạc dự phòng hay USB sẽ xuất hiện lặp lại mỗi khi người nhận sử dụng, tạo hiệu ứng nhắc nhớ thương hiệu bền hơn nhiều so với một tấm thiệp cảm ơn.

Phân loại quà tặng theo quy mô hội nghị

Một sai lầm phổ biến là áp dụng cùng một danh mục quà cho mọi sự kiện, bất kể quy mô 50 người hay 500 người. Trên thực tế, số lượng khách mời ảnh hưởng trực tiếp đến loại sản phẩm nên chọn.

Với hội nghị nhỏ, dưới 100 khách, thường là các buổi họp cổ đông, hội thảo chuyên đề nội bộ, ngân sách cho phép đầu tư vào món quà có giá trị cao hơn và mang tính cá nhân hóa rõ nét, ví dụ như bộ sạc không dây khắc tên riêng từng người.

Với hội nghị quy mô trung bình, khoảng 100 đến 300 khách, phổ biến trong các buổi ra mắt sản phẩm hoặc hội nghị khách hàng thường niên, lựa chọn hợp lý là những sản phẩm công nghệ có mức giá vừa phải nhưng vẫn giữ được chất lượng đồng đều, chẳng hạn USB in logo hoặc tai nghe không dây phổ thông.

Với hội nghị lớn, trên 300 khách như hội thảo ngành hay triển lãm thương mại, doanh nghiệp cần tính đến bài toán số lượng lớn đi kèm thời gian sản xuất, nên các mặt hàng dễ đặt hàng số lượng lớn và đóng gói nhanh sẽ được ưu tiên hơn.

Gợi ý một số hạng mục quà công nghệ đáng cân nhắc

Pin sạc dự phòng vẫn là lựa chọn được nhiều đơn vị tổ chức tin dùng bởi tính ứng dụng gần như tuyệt đối, hầu như ai cũng cần đến khi tham dự sự kiện kéo dài cả ngày. Ổ cắm đa năng đi kèm cổng sạc USB cũng ngày càng phổ biến, đặc biệt phù hợp với khách mời thường xuyên di chuyển công tác.

Bên cạnh đó, các thiết bị hỗ trợ thuyết trình như bút trình chiếu không dây lại là món quà mang tính chuyên môn cao, phù hợp khi khách mời chủ yếu là quản lý cấp trung trở lên, những người thường xuyên đứng lớp hoặc báo cáo trước ban lãnh đạo.

Đối với các hội nghị hướng đến hình ảnh trẻ trung, năng động, tai nghe bluetooth kiểu dáng nhỏ gọn hoặc đèn led để bàn tích hợp sạc không dây cũng là hướng đi đáng thử, vừa hiện đại vừa dễ phối hợp với bộ nhận diện thương hiệu của sự kiện.

Ba tiêu chí cần cân nhắc trước khi đặt hàng

Trước khi chốt phương án cuối cùng, phía tổ chức sự kiện nên rà soát lại ba yếu tố sau để tránh phát sinh rủi ro vào phút chót.

Về ngân sách, cần xác định rõ mức chi cho mỗi suất quà ngay từ đầu, tránh tình trạng chọn được sản phẩm ưng ý nhưng vượt quá con số cho phép khi nhân với tổng số khách mời.

Về thời gian sản xuất, các sản phẩm công nghệ cần in logo hoặc khắc tên thường đòi hỏi thời gian gia công riêng, nên đặt hàng trước ít nhất 2 đến 3 tuần so với ngày diễn ra hội nghị để tránh bị động.

Về tính đồng bộ hình ảnh, món quà nên có màu sắc hoặc phong cách thiết kế ăn khớp với tông màu chủ đạo của banner, backdrop sự kiện, giúp tổng thể chương trình trông chuyên nghiệp và có chủ đích hơn.

Câu hỏi thường gặp

Nên chi bao nhiêu cho mỗi suất quà tặng công nghệ trong hội nghị? 

Mức chi phổ biến dao động tùy vào đối tượng khách mời, nhưng nguyên tắc chung là món quà nên đủ tốt để người nhận sẵn lòng sử dụng lâu dài, thay vì chọn giá rẻ nhất có thể.

Có nên in logo lên toàn bộ sản phẩm quà tặng không? 

Không nhất thiết phải in logo phủ kín, đôi khi một chi tiết nhỏ, tinh tế lại tạo cảm giác sang trọng hơn so với việc in logo quá lớn, gây cảm giác quảng cáo lộ liễu.

Đặt số lượng lớn có mất nhiều thời gian hơn không? 

Có, số lượng càng lớn thì thời gian sản xuất và kiểm tra chất lượng càng cần nhiều hơn, nên việc lên kế hoạch sớm luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu.

Quà công nghệ có phù hợp với hội nghị mang tính học thuật, nghiên cứu không? 

Hoàn toàn phù hợp, đặc biệt là các thiết bị hỗ trợ ghi chú, trình chiếu hoặc lưu trữ dữ liệu, vì đây là nhóm sản phẩm gắn liền với công việc của giới học thuật và nghiên cứu.

Làm sao để tránh trùng mẫu quà với các hội nghị trước đó của cùng doanh nghiệp? 

Nên lưu lại danh sách các mẫu đã từng sử dụng qua từng năm, từ đó luân phiên đổi mới sản phẩm để khách mời quen thuộc không có cảm giác nhàm chán khi tham dự nhiều sự kiện liên tiếp.

Việc lựa chọn quà tặng công nghệ phù hợp cho hội nghị không chỉ dừng lại ở yếu tố thẩm mỹ, mà còn cần tính toán kỹ về ngân sách, số lượng khách mời và mục tiêu truyền thông của từng sự kiện. Nếu doanh nghiệp đang tìm một công ty quà tặng đồng hành từ khâu tư vấn đến sản xuất, đừng ngần ngại liên hệ để được hỗ trợ phương án phù hợp nhất với ngân sách thực tế.

Bài viết liên quan:

• 6 nguyên tắc vàng về nghệ thuật tặng quà cho doanh nhân
• Những quà tặng lưu niệm cho công ty tinh tế và ý nghĩa